Page 40 - Plaani_1_2020

taa että laatua. Rakennuttajapäälliköt laativat tarjouspyynnöt, ja isommissa kohteissa heitä avustavat rakennuttajakonsultit. Omilta TATE- asiantuntijoilta pyydetään lausuntoja tarjous- pyyntömateriaalista. Suuremmissa hankkeissa mukana ovat aina sekä sähkön että LVI:n asiantuntijat, pienemmissä vain toinen.
Pasi Hyypän mukaan Senaatissa sähkösuun- nittelun tarjouspyyntö on suhteellisen vakioitu, vaikkakin niissä on esimerkiksi alueellista vaihtelua.
”Kasvukeskusten ulkopuolella on hieman eri- lainen tapa tehdä suunnittelusopimuksia. Myös tarjonta on toisenlaista. Jossain saadaan paljon tarjouksia, toisaalla vain muutamia. Paikalliset toimijat ovat yleensä vahvoilla, sillä kokemuk- semme perusteella rakentamisessa vaaditaan paikallistuntemusta ja ryhmän toimintadyna- miikka muotoutuu tällöin usein paremmaksi.”
Vaikka osa Senaatin tarjouspyynnöistä perus- tuu edelleen kiinteähintaisiin urakoihin, yhä useammin hankkeet toteutetaan Senaatin kär- kihankealliansseina, joissa pyydetään suunnit- telijaryhmäilmoittautumisia hankeselvityksessä kuvattujen lähtötietojen ja lopputavoitteiden perusteella.
ALLIANSSIRYHMIIN ROHKEASTI MUKAAN
Kärkihankealliansseissa suunnittelijavalintaa ei ratkaise yksin hinta, vaan myös yhteistyökyky ja osaaminen. Laadullisia kriteereitä arvioidaan loppusuoralle selvinneiden ryhmien työpaja- haastattelujen perusteella. Niissä työpsykologi seuraa ja arvioi ryhmän toimintaa annetun pienen tehtävän perusteella. Tavoitteena on löytää motivoitunut, osaava ja yhteistyökykyi- nen suunnittelijaryhmä hankkeeseen.
Hyyppä toivoisi erityisesti pieniä ja keskisuuria sähkösuunnittelutoimistoja mukaan verkottu- maan ja antamaan tarjouksia ryhmän osana. On myös täysin sallittua, että sama toimisto voi olla useammassakin ryhmässä mukana tarjoajana.
Tilaajan näkökulmasta tarjouspyyntö pitää saada sellaiseksi, että tarjouksen antaja voi kohtuullisella työmäärällä antaa siihen pyydetyt vastaukset ja arvioida suunnittelutyön hinnan.
Senaatti-kiinteistöillä käytetään ST- ja RT- korttien mukaisia tehtävämäärittelyjä. Lisäksi tarjouspyynnössä ilmoitetaan työmäärän arvioi- misen perustaksi esimerkiksi alustava aikataulu ja laajuustietoja.
”Teemme niin monentyyppisiä rakennuksia, että neliöt ilmaistaan sillä tarkkuudella kuin se on mahdollista. Joskus taustalla voi olla esi- merkiksi arkkitehtuurikilpailu. Silloin kyseessä on massoittelupiirteinen kehitysaihio, josta pyydetään tarjous”, Hyyppä kertoo.
Isoissa rakennushankkeissa kilpailutus tehdään joko suunnittelualakohtaisesti tai suunnittelu-
ryhmäkohtaisesti. Kaikissa tarjouspyynnöissä tavoitteena ovat vertailukelpoiset tarjoukset.
”Pienemmissä kohteissa saatamme käyttää puitesopimushankintaa. Tällöin olemme kilpai- luttaneet toimijoita jo valmiiksi ja voimme pyytää heiltä nopeasti tarjousta. Tehdään niin kutsuttu minikilpailutus.”
KELPOISUUSEHDOT HANKKEEN MUKAAN
Suunnittelusopimuksen syntymisen kriteereinä ovat tarjouksessa mainittujen kelpoisuusehtojen täyttyminen, sopiva hinta ja laadulliset asiat.
Kelpoisuusehtoja ovat tarkat mitattavat asiat, kuten yrityksen liikevaihto, henkilöstömäärä, henkilöstön koulutustaso ja referenssikohteet. Pienemmissä kohteissa saatetaan käyttää myös pisteytystä esimerkiksi projektipäällikön ja suun- nittelijan kokemuksen tai yrityksen referenssien ja toiminnan osalta. Senaatissa pisteytyksestä on siirrytty enemmän kelpoisuusehtojen määrit- telyyn sekä haastatteluarviointeihin.
”Suunnittelijoiden kelpoisuuden määrittelyissä pyrimme välttämään liian yksityiskohtaisia vaatimustasoja, koska silloin on vaarana se, että tarjoajien määrä kutistuu liian pieneksi, emmekä saa järkevän hintaisia tarjouksia. Erinomainen tarjoajien määrä on 5-10. Jos tarjouksia tulee 3-5, joudumme miettimään olisiko joku kohta tarjouspyynnössä voitu tehdä paremmin tai johtuuko tarjousten pieni määrä esimerkiksi suhdannevaihteluista. Mikäli tarjoajia on vain yksi, johtaa se ensisijaisesti tarjouksen hylkäämiseen.”
Kun uudet julkisia hankintamenettelyjä koskevat lait tulivat voimaan 2017, jotkut tilaajat sortuivat asettamaan perussuunnittelulle liian kovia kel- poisuusehtoja esimerkiksi referenssien osalta. Hyypän mielestä tilanne on nyt tasaantunut.
”Ehkä ajateltiin, että ehtoja kiristämällä saadaan parempaa laatua, mutta eihän se niin mene. Tällöin vain palkataan kokenut suunnittelija tekemään kohteita, joista hän ei ole yhtään innostunut.”
ÄLÄ TAKERRU NELIÖMÄÄRIIN, KOKONAI- SUUS RATKAISEE
Luonnosvaiheessa kohteen laajuutta voi olla hankala arvioida. Silti usein tarjouksen tekijä sitoo hinnan tiettyihin neliömääriin. Hyypän mielestä tässä kannattaa olla varovainen, koska tila voidaan joutua suunnittelemaan muutosten vuoksi moneen kertaan.
”Esimerkiksi peruskorjauskohteiden purku- vaiheessa saattaa tulla yllätyksiä ja käyttäjän sitoutusvaiheessa tapahtua käyttäjämuutoksia.”
Tarjouspyynnössä tärkeitä ovat eksaktit kuvaukset, etenkin silloin kun kohde on vielä kehitysvaiheessa. Usein suunnittelijat halutaan kiinnittää hyvin aikaisessa vaiheessa suunnitte-
Teclux Oy Palkkatilankatu 1-3 00240 Helsinki
teclux@teclux.fi teclux.fi